HANTERING AV PERSONUPPGIFTER I KORPO UNGDOMSFÖRENING R. F.
Kontaktuppgifter till föreningen (personregisteransvarigas uppgifter)
Ordförande Lena Palén, lenapalen@hotmail.com.
Styrelsen för Korpo ungdomsförening r.f, korpouf@gmail.com.
Föreningens namn är Korpo ungdomsförening r.f, den är partipolitiskt neutral och dess hemort är Pargas stad, Korpo kommunområde. Föreningen är ansluten till Åbolands ungdomsförbund.
I detta dokument har föreningen kartlagt de personregister som föreningen upprättat, har tillgång till och har i vårt arkiv. Föreningen samlar in uppgifter för två ändamål; föreningsbruk och för skötsel av våra uppdrag enligt gällande lagstiftning. Föreningen förmedlar inte personuppgifter till tredje part annat än i frågor som berör skötsel av lagstadgade och avtalsbundna förpliktelser eller ifall personen själv gett sitt samtycke till det. Nedan är uppräknat de olika personregister som föreningen har tillgång till och hur de sköts.
MEDLEMSREGISTER
Laglighetskrav utfärdat i föreningslagen vilket används till att kontakta medlemmar i ärenden som berör medlemskap i föreningen och samlar in den data som krävs för utskick av information från föreningen och identifiering av medlemmar. Årlig uppdatering av medlemmar sker via styrelsemedlemmarna och deras datorer. Ny medlem i föreningen kan antas genom att hen betalar medlemsavgift och därmed införs behövliga personuppgifter. Utträda som medlem är enligt föreningens stadgar.
ÖVRIGA AVTAL
Föreningen har slutit avtal med utomstående parter om datatekniska tjänster (kassörstjänster, bokföringstjänster och kopieringstjänster) Föreningen ger inte tredje part rätt till att utnyttja föreningens personregister till annat än de ändamål som krävs för att fullfölja avtalens förpliktelser eller lagstadgade krav.
Används till att sköta avtalsbundna förpliktelser och de krav som lagstiftningen för med sig. Sparas och förvaras i styrelsen eller i stadens låsta arkiv vilket föreningen har tillgång till, under den tid som är nödvändig för arkivering av handlingar enligt lagstiftning eller tills avtalet upphör.
Föreningen hyr ut sin fastighet samt inventarier tillhörande föreningen. Vid varje enskilt tillfälle uppgörs ett kontrakt/avtal där behövliga personuppgifter upptas från hyrestagare samt hyresvärd.
E-POSTLISTOR WHATS APP- GRUPPER OCH ÖVRIGA ADRESSLISTOR
Genom samtycke till att vara med på lista eller bundenhet till uppdrag eller skriftligt samtycke/avtal där man definierar att material där personer kan identifieras får utnyttjas.
Används till att kontakta grupper, främst till styrelsen men också till olika evenemang där anmälningslistor behövs. Används i ärenden som berör specifika nyheter samt aktuell informationsspridning, planering av verksamhet, redovisning och fakturering enligt de anvisningar som finansiärer eller lagstiftning kräver. Styrelsen samt övriga förtroendevalda har muntligt framfört sitt medgivande vilket även protokollförts.
Vid evenemang där anmälningslistor är nödvändiga och personuppgifter behandlas sparas dessa i en egen fil elektroniskt under evenemangets namn och sparas så länge evenemanget pågår.
Då föreningen använder sig av epostlistor som inte är bundna till skötsel av uppdrag tillfrågas de som antas skriftligt, innan de läggs in på listor. Utträde från listan meddelas till ordförande som raderar personuppgifterna inom en skälig tid.
I listorna framkommer personens namn och vid behov andra uppgifter som föreningen samlat in. Uppgifterna sparas på styrelsens datorer och telefoner och förstörs genast då det inte finns behov för föreningen att handha personuppgifterna.
FOTOGRAFERING VID FÖRENINGENS EVENEMANG
Fotografering i samband med föreningens evenemang kan utövas såväl fysiskt som elektroniskt. Fotografier/bilder används för föreningens egen dokumentation samt för att synliggöra vår verksamhet.
Fotografier kan även behöva användas för att redovisa erhållet bidrag för finansiären.
Fotografier och bilder sparas elektroniskt hos styrelsen i form av egen fil, namngiven med verksamhet för i fråga varande år. Ifall hen önskar ta bort bilder där de enligt egen åsikt syns är föreningen skyldig att radera ifrågavarande bild. Om detta önskas anmäls det skriftligt till styrelsens kännedom.
Ifall någon på förhand inte accepterat att fotograferas meddelas detta till fotografen vid evenemanget.
FÖRENINGENS ELEKTRONISKA KALENDER
Googles elektronisk kalender använder styrelsen samt föreningens kassör vid uthyrning av föreningshuset Gjallarhorn. I denna framkommer hyrestagare, tid för uthyrning, orsak samt kontaktuppgifter.
Uppgifterna sparas och förstörs genast då det inte finns behov för föreningen att handha personuppgifterna mera.
FYSISK BEHANDLING AV UPPGIFTER
Ifall inget särskilt har nämnts i texten ovan, så behandlas personuppgifter hos styrelseledamöter främst ordförande, sekreterare och kassör, via datorer och mobila apparater. Uppgifter förmedlas inte utan tillstånd till tredje part. Sekretesslöften ges muntligt på konstituerande styrelsemöte samt protokollförs och övrigs förtroendevalda som har tillgång till personuppgifter har på samma sätt angett sitt sekretesslöfte. Ordförande ansvarar för att sekretesslöftena är ikraft innan möjlighet till behandling av personuppgifter förefaller.
Hur få tillgång till egna personuppgifter som föreningen har hand om: Ta kontakt med föreningens styrelse som ansvarar för att begärda uppgifter granskas. Vid önskemål kan alla personuppgifter, som inte måste handhas av föreningen på grund av lag eller avtalsbundenhet raderas inom en skälig tid.
Korpo den 10. 1. 2019